Secteurs / Immobilier

Plus de mandats, plus aucun contact laissé sans réponse.

Pour les agences et réseaux de 2 à 50 personnes : identifiez les biens à céder, traitez chaque demande des portails et laissez vos négociateurs se concentrer sur le terrain.

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01 / Le quotidien des agences

Des opportunités qui se perdent entre deux rendez-vous

« Mes négociateurs passent leurs matinées à piger les annonces au lieu d’appeler des vendeurs. »

La rentrée de mandats dépend du temps disponible, pas du potentiel du secteur.

« Une demande SeLoger arrive à 21 h. Le lendemain, l’acquéreur a déjà visité ailleurs. »

Les demandes du soir et du week-end sont celles qui se perdent le plus.

« On a fait 40 estimations le trimestre dernier. Personne ne sait combien ont été relancées. »

Les vendeurs hésitants signent souvent avec l’agence qui les a recontactés.

« La gestion locative nous noie sous les mails : quittances, attestations, dossiers incomplets. »

Des heures chaque semaine sur des demandes qui se ressemblent toutes.

02 / Cas d’usage

Ce que nous mettons en place dans une agence

01Sur mesure

Identifier les biens à céder

Situation

La rentrée de mandats repose sur la pige manuelle et la mémoire des négociateurs. Les bons signaux passent inaperçus et le fichier client dort.

Ce que Heralink met en place

  • Veille quotidienne des annonces de particuliers sur votre secteur, dédoublonnées et classées par intérêt.
  • Repérage dans votre fichier des contacts à fort potentiel : estimations non signées, anciens acquéreurs, bailleurs, biens retirés.
  • Croisement avec les données publiques (historique des ventes DVF, DPE) pour faire remonter les biens susceptibles d’être vendus.
  • Estimation en ligne qualifiée sur votre site, avec suivi jusqu’au rendez-vous.
Résultat attendu

Chaque négociateur commence sa journée avec une liste priorisée de propriétaires à contacter.

Propriétaires à contacter — ce matin
Maison 5 p. · Annonce particulierJ+3
Baisse de prix de 4 % · priorité haute
Estimation du 12/06 · Appartement T3Fichier
Non signée · relance recommandée
Bailleur · T2 classé FDPE
Signal de vente potentiel
02Capter et suivre

Qualifier et répondre aux demandes des portails

Situation

Les demandes arrivent de SeLoger, Leboncoin, Bien’ici et du site de l’agence, à toute heure. Beaucoup ne sont pas qualifiées, et celles du soir attendent le lendemain.

Ce que Heralink met en place

  • Réponse immédiate, 24 h/24, avec les informations du bien.
  • Questions de qualification : budget, financement, délai, bien à vendre.
  • Routage vers le négociateur en charge du bien, avec la fiche de l’acquéreur.
  • Synchronisation avec votre logiciel de transaction.
Résultat attendu

Aucune demande sans réponse, et des négociateurs qui rappellent des acquéreurs déjà qualifiés.

Demandes portails — aujourd’hui
SeLoger · T3 Centre-ville21:14
Qualifié · financement validé · transmis à C. Durand
Leboncoin · Maison avec jardin22:40
Réponse envoyée · rappel demandé demain
Site agence · Estimation08:05
Vendeur potentiel · rendez-vous proposé
03Capter et suivre

Organiser les visites sans allers-retours

Situation

Caler une visite demande plusieurs appels et e-mails. Les annulations de dernière minute et les visites peu qualifiées font perdre des demi-journées.

Ce que Heralink met en place

  • Proposition de créneaux selon l’agenda du négociateur.
  • Confirmation et rappel automatique la veille.
  • Relance après la visite pour recueillir l’avis et détecter une offre.
Résultat attendu

Moins de temps au téléphone, moins de visites annulées, un suivi systématique après chaque visite.

Visites — semaine
Mar. 10:00 · T3 Centre-villeConfirmée
Rappel envoyé la veille
Mer. 18:30 · Maison avec jardinProposée
3 créneaux envoyés à l’acquéreur
Lun. · Studio étudiantEffectuée
Relance J+1 · intérêt fort
04Automatiser

Alléger la gestion locative

Situation

Quittances, attestations, signalements d’incidents, dossiers locataires incomplets : des dizaines de demandes répétitives chaque semaine.

Ce que Heralink met en place

  • Un assistant qui répond aux demandes courantes des locataires et propriétaires.
  • Collecte et contrôle des pièces du dossier locataire, avec relances jusqu’à complétude.
  • Préparation des relances et des courriers récurrents, validés par le gestionnaire.
Résultat attendu

Les gestionnaires se concentrent sur les situations qui demandent vraiment leur expertise.

Gestion locative — demandes
Demande d’attestation de loyerAuto
Document envoyé
Dossier locataire · T2 Gare3/5
Pièces manquantes relancées
Signalement · fuite salle de bainUrgent
Transmis au gestionnaire
03 / Le parcours industrialisé

De la première demande à la signature, sans rupture

  1. 01
    Demande ou signal
  2. 02
    Qualification
  3. 03
    Négociateur
  4. 04
    Visite ou estimation
  5. 05
    Relance
  6. 06
    Mandat ou offre
04 / Vos outils

Nous intégrons la solution à votre environnement existant plutôt que de vous imposer un nouvel outil.

  • Logiciels de transaction
  • Portails immobiliers
  • Site de l’agence
  • Agenda
  • E-mail
  • Téléphonie
  • Signature électronique
  • CRM
05 / FAQ

Questions fréquentes

Dans la plupart des cas, oui. Nous vérifions les possibilités d’intégration de votre logiciel lors de la réunion de cadrage, et proposons une solution adaptée si une connexion directe n’est pas possible.

Identifions ce qui fait gagner le plus de mandats à votre agence.

Une réunion de cadrage de 30 minutes, offerte, pour faire le point sur vos demandes, vos outils et votre prospection.

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