Secteurs / Hôtellerie

Un service à la hauteur de votre établissement, à toute heure.

Pour les hôtels haut de gamme et les maisons indépendantes : demandes de réservation, attentes des clients et services additionnels traités avec réactivité, et des équipes disponibles pour l’accueil.

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01 / Le quotidien d’un hôtel

Des équipes de réception sollicitées sur tous les canaux

« Une demande de réservation arrive à 23 h par e-mail. On y répond le lendemain midi, et le client a réservé ailleurs. »

Les réservations directes se perdent au profit des plateformes.

« Parking, horaires, transfert depuis l’aéroport : on répond aux mêmes questions toute la journée. »

La réception passe moins de temps avec les clients présents.

« Nos clients réserveraient un dîner ou un soin, mais personne ne le leur propose avant l’arrivée. »

Le revenu additionnel dépend de la disponibilité de l’équipe.

« Le PMS, le channel manager et nos e-mails ne se parlent pas. »

Chaque information est ressaisie, avec un risque d’erreur sur le séjour.

02 / Cas d’usage

Ce que nous mettons en place dans un hôtel

01Capter et suivre

Traiter les demandes de réservation

Situation

Les demandes arrivent par e-mail, formulaire, WhatsApp et réseaux sociaux, souvent en dehors des heures de réception et en plusieurs langues.

Ce que Heralink met en place

  • Réponse immédiate dans la langue du client, à toute heure.
  • Qualification de la demande : dates, nombre de personnes, type de chambre, occasion.
  • Proposition de disponibilités et de tarifs à partir du PMS.
  • Transmission à la réception des demandes particulières et des groupes.
Résultat attendu

Plus de réservations directes, et des demandes traitées même la nuit.

Demandes de réservation — aujourd’hui
Suite · 3 nuits · AnniversaireQualifiée
Disponibilités envoyées · en attente
WhatsApp · 23 h 40 · AnglaisRépondu
Chambre Deluxe proposée
Groupe · 12 chambres · SéminaireRéception
Transmis au service commercial
02Automatiser

Conciergerie et préparation du séjour

Situation

Avant et pendant le séjour, les clients posent les mêmes questions et demandent des services que la réception organise à la main.

Ce que Heralink met en place

  • Message de préparation du séjour avant l’arrivée.
  • Réponses aux questions pratiques : accès, parking, horaires, services.
  • Réservation de taxi et de transferts aéroport ou gare, confirmée au client.
  • Transmission à la conciergerie des demandes qui demandent une attention personnelle.
Résultat attendu

Des clients bien informés avant leur arrivée, et une conciergerie concentrée sur les demandes à valeur ajoutée.

Conciergerie — aujourd’hui
Transfert aéroport · Arrivée 14 hConfirmé
Taxi réservé · chauffeur communiqué
Parking pour véhicule électrique ?Répondu
Borne disponible · réservée
Allergie alimentaire · DînerConciergerie
Transmis au restaurant
03Automatiser

Proposer des services additionnels

Situation

Surclassement, dîner, spa, arrivée anticipée : ces services se vendent bien quand ils sont proposés au bon moment, ce qui arrive rarement faute de temps.

Ce que Heralink met en place

  • Propositions personnalisées selon le profil et l’occasion du séjour.
  • Envoi au bon moment : à la réservation, quelques jours avant l’arrivée, pendant le séjour.
  • Réservation directe des services acceptés, avec confirmation au client.
  • Suivi du revenu additionnel par service.
Résultat attendu

Un revenu par séjour plus élevé, sans pression commerciale sur l’équipe.

Services additionnels — semaine
Surclassement en suiteAccepté
Séjour du 14 · +180 €
Dîner au restaurant · AnniversaireRéservé
Table pour 2 · 20 h
Soin au spa · Arrivée J-2Proposé
Message envoyé au client
04Sur mesure

Intégrer vos outils

Situation

PMS, channel manager, moteur de réservation, messagerie et CRM fonctionnent séparément. L’équipe ressaisit les informations clients.

Ce que Heralink met en place

  • Connexion au PMS et au moteur de réservation.
  • Fiche client enrichie : préférences, séjours précédents, occasions.
  • Centralisation des messages e-mail, WhatsApp et réseaux sociaux.
  • Reporting sur les réservations directes et le revenu additionnel.
Résultat attendu

Une vision complète de chaque client, et une équipe qui ne ressaisit plus.

Synchronisations
PMS → Fiches clientsTemps réel
8 arrivées aujourd’hui · préférences à jour
Messagerie · 3 canauxCentralisé
24 conversations cette semaine
Moteur de réservationHoraire
Disponibilités synchronisées
03 / Le parcours industrialisé

De la demande de réservation au client fidèle, sans rupture

  1. 01
    Demande
  2. 02
    Réservation
  3. 03
    Préparation
  4. 04
    Séjour
  5. 05
    Services
  6. 06
    Fidélisation
04 / Vos outils

Nous intégrons la solution à votre environnement existant plutôt que de vous imposer un nouvel outil.

  • PMS
  • Channel manager
  • Moteur de réservation
  • WhatsApp
  • E-mail
  • Réseaux sociaux
  • CRM
  • Partenaires transport
05 / FAQ

Questions fréquentes

Oui. Le ton, le vocabulaire et le niveau de formalité sont définis avec vous et validés avant la mise en service.

Identifions ce qui améliorera le plus l’expérience de vos clients.

Une réunion de cadrage de 30 minutes, offerte, pour faire le point sur vos réservations, votre conciergerie et vos outils.

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